Da gennaio fattura elettronica obbligatoria: il commercialista spiega cosa cambia

Addio alla carta, addio agli archivi: tutto diventa digitale, anche dal commercialista. Se fino ad oggi era già in vigore per le fatture agli enti pubblici, con l'anno nuovo lo sarà anche per professionisti e imprese

Dal 1°gennaio 2019 sarà obbligatoria la fattura elettronica. Per chi? Come funziona? Quanto costa il servizio e chi non è tenuto a passare dal cartaceo al digitale? Le risposte a tutte queste domande sono della commercialista Angela Boscaglia, titolare dello Studio Boscaglia. 

Fattura elettronica dal 1° gennaio 2019: chi la dovrà usare, quali sono i nuovi obblighi per imprese e professionisti, che cosa cambia in generale? Chi non la deve fare? 

«Dal 1° gennaio 2019 tutte le imprese e tutti i professionisti avranno l'obbligo di emettere le fatture in formato hml (fattura elettronica). L'obbligo scatta sia nei confronti delle imprese (b2b) sia nei confronti  dei consumatori finali (privati). Chi non lo farà sarà soggetto all'appicazione di una sanzione che prevede una pagamento variabile (dal 90 % al 100%) dell'imposta relativa all'imponibile non documentato. L'obbligo di emettere e ricevere fattura elettronica non si applica invece alle seguenti categorie:
- cosiddetti 'minimi'
- forfettari ( vi rientrebbero tutti quelli che opteranno dal 2019 per flax tax)
- clienti e fornitori non residenti senza partita iva (extra UE)».

Basta inviare una fattura via mail perché sia considerata elettronica?

«Per rispondere a questa domanda bisogna spiegare cos'è una fattura  elettronica: e' un documento contenuto in un file informatico costituita da un record standardizzato in formato XML, dunque un documento strutturato conun tracciato record standardizzato nei cui campi devono essere inserite le informazioni richieste dal DPR dell'Iva».

«Diversa e'la fattuna in PDF o jpeg che se pur contenuta in un file informatico e' solo l'immagine di un documento cartaceo. Capita spesso  infatti  di ricevere o inoltrare le fattura in allegato ad una mail  permettendo cosi agli operatori di azzerare i costi di spedizione e  accellerare i tempi di consegna. Ma il PDF rimane ed e' a tutti gli  effetti una copia della fattura cartacea».

Il software giusto per la fattura elettronica: quello delle Agenzie delle Entrate o altre piattaforme più smart? Come funziona la conservazione delle fatture emesse? Varranno ancora quelle cartacee in caso di controlli?

«Bella domanda! E' un incognita credo per tutti i professionisti. Diciamo che per quanto mi riguarda spero di aver optato per la soluzione e piu' giusta ed efficente. Le proposte in commercio sono diverse. Premesso che obbligo non e' solo emissione della fattura elettronica ma  spedirla attraverso il sistema di interscambio (SDI),  e conservarla per 10 anni e' opportunoorganizzarsi non solo con un programma che gestisca la compilazione materiale della fattura ma che si occupi anche  di spedire e conservare appunto.

Le fatture in forma cartacea non potranno essere piu' emessa, sara' possibile richiedere la cosidetta 'copia di cortesia'( copia del formato cartaceo) ma solo ai fini della leggibilita' del documento dl momento che il formato hml non e' di facile comprensione e lettura.
Sarà obbligatorio conservare nn solo le fatture emesse ma anche le  ricevute. L'agenzia delle entrate mette a disposizione all'interno del  sito 'iva e servizi' una sezione, che una volta abilitata , permettera' la conservazione dei documenti ricevuti ed emessi. Le stesse case software e molti provider offrono pacchetti per la conservazione decennale».

Quanto costa di medio il servizio? E' un abbonamento? E sulla parcella di voi commercialisti che aumenti ci saranno? 

Non saprei fare una media, come dicevo sopra dipende a chi si decide di affidarsi. Ci sono provider (Aruba, etc...) che offrono pacchetti per la  gestione della fatture emesse, e probabilmente anche la conservazione. Ma si avrebbe poi il problema delle fatture in entrata (acqusiti). La  stessa agenzia delle entrate mette a disposizione la possibilità una volta abilitati con la richiesta di un pin di compilare la fattura  direttamente nel sito. Direi che la media sia aggira dai € 30,00 ai  200,00 per una gestione completa integrata con il software del commercialista».

Restano delle 'regole' non ancora ben definite? Dettagli per cui si attende conferma?

«L'unico a mio avviso al momento e' quello sollevato dal Garante della Privacy e cioe' sul fatto che vengono trasmessi e consevati una mole di dati che non sono rilevanti ai fini fiscali. Mi spiego meglio, l'Agenzia archiviando la fattura conserva anche informazioni non rilevanti ai fini fiscali (beni e servizi ceduti, descrizione delle prestazioni,abitudini ai consumo, sconti applicati  cosi' come il dati relativi al settore sanitario).Questo credo sia al momento l'aspetto che l'Agenzia delle entrate ha sollevato e che minaccia addirittura la proroga (cosa che dubito avverrà)». 

Quali sono le domande più frequenti che i suoi clienti le fanno a proposito della fattura elettronica? Quali i timori? 

«La maggior parte dei miei clienti è spaventata proprio dall'aspetto pratico: ''come faccio non sarò in grado di compilarla, di utilizzare il programma etc...Per ora i dubbi si fermano qui perchè probabilmente la maggior non  ha ben chiaro il discorso della trasmissione e conservazione. Speriamo bene...»

Pensa che a livello organizzativo, a parte il periodo di rodaggio, sia un passo avanti per la semplificazione? Quali sono gli errori che pensa possano essere commessi con facilità? 

«Penso che sia un grande passo avanti. Ci sara' molta meno carta e tutto sara' piu' snello e agevole. E' chiaro il cliente ha bisogno di rivedere la gestione della fatturazione dal momento che ora la fattura spedita non potra'piu' essere modificata  (o meglio si fa ma e' piu' complicato) o essere stracciata. Ci vorra' un po' di tempo ma credo che questo servira' alle aziende per incentivare la digitalizzazione e agli studi di agevolare la gestione delle contabilità.

A questo aggiungiamo il fatto che il MEF prevede di combattere con questo sistema gran parte dell'evasione derivante dall'omessa dichiarazione iva. Di pochi giorni fa notizia infatti che dal 2020 avremo gia' a disposizione la precompilata della Dichiarazione dell'Iva.Per quanto riguarda errori come dicevo la fattura una volta compilata e spedita non potra' essere modificata nei suoi dati, data, descrizone, importi) ecco in questo caso prevedo molti 'pasticci ' all'inizio».

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