Polo archivistico regionale, "Più efficienza e meno costi"

Un’unica struttura di riferimento per tutta la pubblica amministrazione in Emilia-Romagna per la conservazione, l’archiviazione e la gestione dei documenti informatici che a regime gestirà 40 milioni di documenti informatici. A un anno dall’avvio del Polo archivistico regionale (Parer), costituito all’interno dell’Ibc, si sono svolti oggi a Bologna i lavori del seminario di incontro e formazione sul tema “Un futuro per il presente. Politiche, strategie, strumenti della conservazione digitale”.
“Con questo progetto – ha spiegato la vicepresidente della Regione e assessore alla semplificazione e trasparenza Simonetta Saliera – la Regione sostituisce ai flussi di documenti cartacei, complessi e spesso ripetuti, i percorsi molto più semplificati dei documenti elettronici con numerosi effetti positivi: miglioramento dell’efficienza, riduzione del tempo di avvio di nuovi servizi; valorizzazione del patrimonio informativo dovuta alla maggiore e più semplice condivisione delle informazioni; riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, minor consumo energetico; più trasparenza vista la maggiore e più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni”.

IL PARER - In esercizio dal gennaio 2010, il Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna è un vero e proprio archivio digitale pubblico, gestito da una pubblica amministrazione a disposizione di Enti locali, Aziende sanitarie, Università e di tutte le strutture statali del territorio.
Oltre a garantire la conservazione dei documenti, il Parer supporta le pubbliche amministrazioni nei processi di dematerializzazione (di sostituzione cioè della carta con documenti elettronici), innovazione e semplificazione amministrativa anche con attività di formazione e consulenza. L’obiettivo è favorire una crescita omogenea di tutte le amministrazioni, utilizzare al meglio le potenzialità tecnologiche e migliorare così i servizi ai cittadini.
Attualmente sono convenzionati con il Parer oltre 60 enti, che vanno dal Comune di Caminata (che ha 287 abitanti) all’Università di Bologna, passando per tutte e nove le province emiliano-romagnole.

BENEFICI DEL POLO ARCHIVISTICO - Il processo avviato porterà ad un notevole risparmio, in termini di tempi e costi, per l’attività della pubblica amministrazione, consentendo un miglioramento dell’efficienza, una maggiore condivisione delle informazioni, una più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni e, infine, una riduzione del tempo di avvio dei nuovi servizi.
 
LE TAPPE - Nel 2008, con la legge regionale n.17, è stata attribuita all’Ibc la “funzione di archiviazione e conservazione dei documenti prodotti dalla Regione e, mediante convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici.“.
Nel 2009, per l’esercizio di questa nuova funzione, è stato istituito, con delibera di Giunta regionale, il “Polo archivistico regionale”.
Nel 2010 è stato avviato il servizio di conservazione per la Regione, l’Università di Bologna e la Provincia di Piacenza e si è iniziato ad estendere il servizio ad altri enti (Province, Comuni, Aziende Sanitarie e Università).