Il Covid scuola di smart working? "Ha dato un'accelerata, ma Bologna era già preparata"

Nel privato più che nel pubblico, il lavoro agile è cresciuto negli ultimi mesi e i responsabili raccontano come: "I lavoratori si sono adeguati in fretta, ma è mancata molto ala relazione con i colleghi e la condivisione di un posto di lavoro. Abbiamo imparato molto per il futuro"

Foto Unibo

Lavoro intelligente. Questa è la traduzione dall'inglese di smart working, che di fatto si riferisce a un concetto legato a una maggiore autonomia e flessibilità nella scelta degli spazi di lavoro (che diventano anche virtuali e non si limitano più a postazioni fisse), degli strumenti ad hoc da utilizzare (software e iattaforme) e degli orari, che si basa su precisi obiettivi da raggiungere e una maggiore responsabilizzazione sui risultati . Lo abbiamo conosciuto davvero quando è stato necessario, ovvero nel periodo del lockdown dovuto all'emergenza Covid, ma per molte aziende il progetto di metterlo in pratica era già stato studiato e, in molti casi, era già partito. 

Cosa pensano i lavoratori dello smart working? Le video-interviste

E Bologna a quanto pare era già "smart" ben prima del Coronavirus visto che il protocollo Smart Bo è stato firmato nell'ottobre 2019, un accordo fra Comune di Bologna, Città metropolitana di Bologna, associazioni imprenditoriali, singole imprese e altre organizzazioni pubbliche della città, finalizzato a costruire un Tavolo territoriale del Lavoro Agile della Città di Bologna per incentivare e valorizzare lo smart working e promuovere, attraverso un luogo di confronto e scambio di esperienze, l’innovazione organizzativa e lo sviluppo sostenibile della città. 

Nel periodo emergenziale questo modo di vivere il lavoro ha consentito di dare continuità alle attività, ma non va inteso solo come pratica da mettere in atto in momenti particolari, quanto una nuova prospettiva piena di vantaggi, non solo per l'ambiente. I dati raccolti da un questionario previsto appunto dal Tavolo Smart Bo ci dicono che il 26% dei lavoratori privati era in smart working prima dell'amergenza e solo il 3% fra i diendenti pubblici; che la prosuttività percepita è buona e che uno dei punti chiave per riflettere sul passaggio dallo smart working emergenziale a quello ordinario è in gran parte questione di tecnologie e fiducia, per la relazione capo-collaboratore. 

Il Covid come scuola di smart working?

Il Coronavirus è stato senza dubbio un acceleratore di smart working: il 95% ha dichiarato di aver imparato a lavorare a distanza, il 78% di aver imparato a usare tecnologie e il 68% di lavorare meglio per obiettivi. 

Qualità del Lavoro SMARTBO-2

Smart Bo, i risultati del tavolo: 

SMART BO

"Abbiamo avuto la prova che il lavoro agile non è un tema di nicchia: riguarda tanto le grandi imprese quanto le micro aziende - commenta l'assessore al lavoro Marco Lombardo - e non è neppure la è modalità di esecuzione della prestazione lavorativa da remoto, quanto un cambio culturale di organizzazione del lavoro e dell’attività di impresa. Quello che abbiamo visto nella fase 1 non è vero smart working; è lavoro emergenziale, ma questa è stata l’occasione per accelerare un processo che era già in atto nel resto d’Europa come da noi". 

Unibo e smart working: dall'emergenza alla sperimentazione in 2 dipartimenti

chiara elefante-2

Chiara Elefante, prorettrice per le risorse umane di Unibo, racconta lo smart working all'Alma Mater. Unibo e lo smartworking: l'idea di un approccio più innovativo è arrivata con l'emergenza sanitaria o era già nei programmi dell'Alma Mater? Con quali modalità avete messo in atto il piano emergenziale di lavoro agile e quali sono state le aree maggiormente coinvolte? "Noi avevamo già aderito al tavolo SmartBo della Città Metropolitana di Bologna e consideravamo l'argomento con interesse guardando a chi era più avanti di noi. Avevamo già messo in campo dunque anche pre-covid delle misure preparatorie e di conciliazione fra i centri satellite dell'Alma Mater, che sono poi i campus della Romagna (Rimini, Ravenna, Forlì e Cesena), ma non solo (collaborazione anche con le università di Modena e Reggio Emilia): il Coronavirus è arrivato proprio quando stavamo pensando a una sperimentazione. 

Per quanto riguarda le modalità, diciamo che dall'oggi al domani il servizio dei sistemi informatici si è rivelato magico e ha consentito ai lavoratori di accedere alle proprie cartelle anche da casa, un esempio su tutti per dare l'idea delle soluzioni informatiche trovate in pochissimo tempo. Tutte le nostre aree sono state coinvolte dal lavoro agile emergenziale". 

Le maggiori difficoltà nel riadattarsi le hanno avute i docenti: "Un conto è l'aula e un conto la piattaforma"

Come hanno reagito i lavoratori? Cosa hanno dovuto imparare, quale è stata la difficoltà più grande per loro e lo spirito di adattamento al nuovo? Cosa alla fine hanno apprezzato al punto di volerlo/poterlo conservare? "Hanno reagito tutti bene. Le difficoltà maggiori sono state avvertite dal lato docenti, che si hanno dovuto riadattare le modalità didattiche: una cosa è stare di fronte agli studenti, un'altra stare su una piattaforma informatica. Gli studenti hanno reagito molto bene e i docenti siano stati soddisfatti dalla risposta avuta. Meglio di così non poteva andare.  

Dal lato del personale tecnico-amministrativo, la dematerializzazione in ateneo era già iniziata, ma le difficoltà ci sono state comunque: quel modo di lavorare per molti (pensiamo agli addetti alla segreteria per esempio) non era ancora il nostro. Poi, mano a mano che lockdown si è prolungato, hanno cominciato a farsi sentire anche i disagi dovuti alla non socialità. L'Università, come ben sappiamo, ha un forte spirito di comunità. 

Qualcosa rimane post-Covid: materiali fruibili da remoto utili anche per l'internazionalità

Cosa abbiamo avuto modo di apprezzare? Dal punto di vista della didattica abbiamo testato la possibilità di consentire alcune attività anche a un pubblico internazionale producendo materiali fruibili da remoto perchè anche se ci fondiamo sulle lezioni in modalità presenza, c'è anche la possibilità di mettere a disposizione materiali...Per quanto concerne il lato docenti possiamo dire che c'è stato certamente un salto di qualità nell'innovazione didattica. Dal lato comunicazione, il lato positivo del virus è che la formazione è stata molto utile per mantenere contatto adeguato e continuare a raccontarsi cosa si fa e come lo si fa". 

Le differenze fra il lavoro agile emergenziale da Covid e Smartworking vero e proprio? "La fase di test la iniziamo a settembre e stiamo mettendo in campo una formazione molto forte. Innanzitutto la differenza sta nel fatto che lo smartworking è su base volontaria ed  è il singolo lavoratore a dire che lo vuole fare. Si basa su una fiducia reciproca fra responsabile e dipedente, su una abitudine personale nell'organizzazione del lavoro. Molti preferiscono andare in ufficio e rientrare in una certa routine e questo non va trascurato. 
Un'altra differenza è che lo smartworking rispetto al lavoro emergenziale da Covid prevede un cambiamento culturale e si pianificano e si monitorano i risultati". 

Quali i prossimi step per Unibo? "Una sperimentazione legata a due dipartimenti su 32. Si parte a settembre". 

Smart working e banche: "Sdoganato il lavoro a distanza, resta forte il bisogno delle relazioni e la condivisione degli spazi lavorativi"

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Anche Stefano Savini, responsabile della direzione del Personale e organizzazione Emil Banca Credito Cooperativo, racconta l'esperienza degli ultimi mesi con uno sguardo a una progettualità aziendale che andava già nella direzione dello smartworking, ma che di recente ha fatto un vero e proprio salto: "Avevamo già imboccato la strada dello smartworking, tanto che nel periodo precedente al lockdown eravamo passati dai primi 20 lavoratori a 50 persone, per poi arrivare oggi, dopo la pandemia, a 250. Abbiamo attuato soluzioni tecnologiche per garantire la sicurezza dei nostri dipendenti nel momento più delicato e visto che un'impostazione ce l'avevamo già, poi abbiamo solo dovuto replicare ed estendere il modello: abbiamo fornito computer a chi lavorava da casa e la connessione wi-fi a quelli che non l'avevano".  

Smartworking obbligatorio o facoltativo? Criticità segnalate o avvertite fra i lavoratori?  "Chiaramente nella prima fase sono stati organizzati dei turni di presenza fisica nelle filiali quindi erano calendari da rispettare, poi l'idea è qualla di lasciar decidere anche in base alle preferenze e alle esigenze dei dipendenti. Le criticità che abbiamo avvertito possiamo riassumerle in tre punti. Il primo è dovuto alla situazione particolare della pandemia e alla difficoltà di lavorare da casa quando in casa c'erano tutti i componenti della famiglia, bambini compresi: è chiaro che fra condivisione frozata di spazi e tempi stravolti, concentrarsi è stato per molti molto più difficile. Il secondo è legato all'impossibilità di stampare documenti e tabelle, cosa che per molti resta una grande comodità anche se andiamo nella direzione dell'ecologia. Terzo, qualche difficoltà con le piattaforme messe a disposizione, che è stata colmata in tempo reale. In conclusione posso dire che lo smartworking è stato sdoganato ampiamente e tutti i suoi lati positivi sono stati compresi anche se resta il fatto che la relazione fisica e la consivisione degli spazi di lavoro siano in molte occasioni un elemento insostituibile". 

Hera, in smartworking 4.000 dipendenti: un passo obbligato che ha coinvolto tutte le attività remotizzabili

Alessia Evangelisti Development, Coaching & Smart Working Manager spiega come è stata l'esperienza dello smartworking per Hera: "Il Covid ha imposto una forte accelerata al processo, ma in azienda eravamo partiti con l'esperienza dello smartworking già nel 2017 con un progetto strutturato partito tre anni fa con un pilota per 370 dipendenti, cresciute in un anno a 1.800 fino al raggiungimento a metà giugno di quest'anno la quota di circa 4.000 lavoratori (su un totale di 9.200). Durante la fase dell'emergenza, tutti coloro che svolgevano una attività remotizzabile hanno fatto il passaggio, garantendo i servizi di pubblica utilità. Il passo obbligato è stata un'occasione per estendere i bacino mantenendo sempre un dialogo aperto con tutti i dipendenti coinvolti nel progetto, tutti pc portatili e software". 

Cosa ha insegnato in questo senso l'esperienza della pandemia? Criticità particolari? "Intanto chi è rientrato nel progetto ne ha dimostrato la solidità e la positività valutando con un 4.6 su 5 la vita in remoto. Si è cominciato inoltre a ragionare per obiettivi e si è passati da un giorno alla settimana in smartworking alla possibilità di estenderlo a due. Il nostro modello ha tre parole chiave che lo dedeterminano basandosi su un piano che preveda più cultura relativa appunto alla modaità di lavoro da remoto, più tecnologie e più spazi smart. Critica soltanto la mancanza di relazione e socialità che ha caratterizzato il periodo più delicato". 

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